回收交接完成后，财务台账不能直接删行，资产记录也不能只改一个“已处置”状态。建议按“先核数量、再定金额、后清台账”的顺序处理：用交接单和对账清单核减实物数量，用结算依据或审批单确认金额与科目，差异和未确认项单独挂账并保留原记录。具体科目、税务与审批权限，以企业会计政策和主管财税人员意见为准，以下为整理建议。
第一步：把三份底稿对齐
判断能否更新台账，先看三份材料是否齐全：
- 交接单或签收记录：实交型号、数量、批次、包装、交接批号、日期、双方签收。
- 原库存台账：原清单行号、账面数量、金额、仓位、状态。
- 结算或处置依据：结算单、审批单、发票或对方确认文件；未取得时写“待确认”。
清单字段可参考华芯购的清单字段说明：https://hxg-components.com/article-bom-fields.html ，至少保留品牌、完整型号、数量、批次或日期代码、包装状态和所在地；无法确认的字段写“待核”，不要把照片中的推测直接写成品牌、型号或数量结论。如果交接后仍有部分物料处于待售、保留或在途状态，可参考已有库存处置指南区分；本文只处理已交接完成后的财务与资产记录更新。
第二步：财务台账更新的四个动作
建议动作如下，仅为资料整理建议，不是企业制度：
- 冻结原行：不删除原库存行，增加“已交接/已处置”状态和交接批号。
- 新建处置批次：一行对应一个交接批号，关联原清单行号。
- 按明细核减数量：只核减双方签收确认的数量；未签收、未清点部分写“待确认”。
- 差异挂账：账面数与实交数不一致时，在辅助台账登记差异，不要直接改原数。
记录示例（示意，不代表真实交易）：
| 字段 | 示例 |
|---|---|
| 原清单行号 | A-012 |
| 交接批号 | HXG-交接-001 |
| 型号 | 待确认 |
| 账面数量 | 5000 |
| 实交数量 | 4980 |
| 差异 | -20，待确认 |
| 金额处理 | 按结算依据或暂挂待确认 |
| 状态 | 数量已核减，金额待确认 |
金额栏在结算依据未齐全时，建议不要凭询价或口头沟通直接结转。
对比表：三类记录各更新什么
| 记录类型 | 更新重点 | 触发条件 | 未确认时 |
|---|---|---|---|
| 库存财务台账 | 数量、金额、科目、处置状态 | 交接签收加结算或审批依据 | 先核数量，金额写待确认 |
| 资产记录或存货卡片 | 资产编号、使用状态、存放地点 | 实物离场或状态变更 | 标“已交接待结算” |
| 实物交接记录 | 型号、批次、数量、包装、签收 | 现场清点完成 | 差异、破损、混装逐行备注 |
三者不能互相替代。财务台账看金额和凭证，资产记录看资产状态，交接记录看实物数量。若企业把存货纳入资产模块管理，还应在资产模块中同步减少，但不要只改模块状态而不留交接批号。
第三步：金额与差异的边界
只有同时满足“数量已确认、结算依据明确、内部审批完成”时，才建议按企业会计政策结转成本或确认处置损益。若只是交接完成、发票或结算单未到，建议先更新数量和状态，金额栏保留原值或写“待确认”，不要自行估价入账。税务申报、进项转出、损失扣除等事项，应由财税人员根据实际票据和当地规定判断。若存在盘亏、破损、退货或分批结算，另建差异台账，逐笔写清原因、责任人和后续处理。
FAQ
交接完但发票没到，台账能不能先改？
建议先改数量和状态，金额写“待确认”，保留原账面金额和原清单版本。等结算单、发票或审批文件齐后，再调整金额与科目。
同一型号分多批交，怎样避免重复核减？
按“交接批号加原清单行号”核销，每批只核减签收数量，剩余数量留在原行或另起“待交”行。不要按型号总数一次性核减。
询盘表单提交后没收到 HXG 编号怎么办？
先联系核对，不要直接重复提交。通过 https://hxg-components.com/quote.html 成功提交会保存询盘并返回 HXG 编号；保存不等于已报价或成交。没有成功回执时，应先核对是否提交成功、附件是否符合 CSV、无公式 XLSX、JPG/PNG 且最多3个、单个2MB、合计6MB的限制。
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